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【韓国留学】アポスティーユって何?用語と手続きを分かりやすく解説編!

こんにちは、まいです!

 

まい
まい

アポスティーユ…?公証役場?外務省?

聞き慣れない単語ばかりで難しそう…TT

韓国留学2021年夏学期より、多くの学校で語学堂に提出する卒業証明書への付与が必須となったアポスティーユ

今回は用語簡単な流れについて、分かりやすく説明していきます!

どのサイトを見ても堅苦しい説明ばかりでイマイチよく分からない

という方へ、少しでも参考になれば嬉しいです!

自分の書類が公文書なのか、私文書なのかもチェックしていきましょう♪

他の国へ留学される方にも参考にしていただければ幸いです。

目次
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アポスティーユ申請の流れ

アポスティーユ申請の流れは下記の図の通りです。(外務省HPより)

卒業証明書が公文書私文書かによって手続きが違うという事を理解していただければOKです!

海外に提出する為、卒業証明書は英文で発行してもらうのが良いと思います。

具体的な手続きに関しては別記事で詳しく紹介します☻

アポスティーユって?

外務省の説明を一部抜粋しました。

日本の官公署,自治体等が発行する公文書に対する外務省の証明のことです。

つまり、発行された公文書が正式な書類ですよ!偽装されたものでは無いですよ!という事を外務省が証明してくれるものです。

書類は捏造する事も可能な為、そのような不正を防ぐ為に必要な証明です。

ハーグ条約締結国のみに提出可能で、韓国と日本はこの条約に加盟している為、ここは特に悩む必要はありません♪

公文書?私文書?自分はどっち?

前述の通りアポスティーユの申請は公文書私文書かによって手続きが変わります。

公文書:公務所・公務員が職務上作成した書類
私文書:公文書以外の文書、私人が作成した文書

ここで、自分の書類がどちらなのか確認しておきましょう!

公文書

公立高・中・小学校が発行した証明書
法人に移行されていない国公立大学が発行した証明書
私文書 私立大・高・中・小学校が発行した証明書
国公立大学法人の大学が発行した証明書
私立大学法人の大学が発行した証明書
独立行政法人国立高等専門学校が発行した証明書
私立専修学校(専門学校、高等専修学校)、
各種学校が発行した証明書

公文書の手続き

卒業証明書を発行した後の手続きの違いを説明します。

公文書の場合は、

  1. 発行した卒業証明書を直接外務省に送る

以上です。簡単!!!笑

私文書の手続き

私文書の場合は、

  1. 公証役場で公証人の認証を受ける
  2. 法務局で公証人押印証明をもらう
  3. 上記2までで受け取った書類を全て外務省に送る

私は実際にこの手続きを行いアポスティーユを取得しました。

アポスティーユは公文書に対して発行される証明です。私文書は、
卒業証明書+宣言書+公証人認証書+公証人押印証明の4点セットで公文書になれる!
とイメージすればいいかと思います!

この流れに関しては別記事で投稿する予定です。
記事を読めば何の心配も無くスイスイ手続きを進められるように丁寧に詳しく書くつもりなので、良かったら次回記事を読んでいただきたいです☻

公証役場って?

公証役場では卒業証明書が正式なものであるという公証人の認証を受け、公証人認証書を発行してもらいます。

◇卒業証明書の認証に必要な持ち物

・卒業証明書
・宣言書
・本人確認書類
(運転免許証やパスポート等)
・手数料5,500円(英文は+6,000円)

海外に提出する為、宣言書も英語で作成する方が良いと思います。

発行された公証人認証書は持参した卒業証明書と宣言書と一緒にまとめてホッチキスで止められていました!

公証役場は法務局の管轄する役所で、全国に約300か所あります。
お近くの公証役場はコチラから確認出来ます!

 

また、東京都・神奈川県・静岡県・愛知県・大阪府ではワンストップサービスという制度があるようです。(下記外務省HPより一部抜粋)

※ワンストップサービスとは
申請者からの要請があれば、公証人の認証、法務局の公証人押印証明及び外務省の公印確認またはアポスティーユを一度に取得できます。

私は対象地域では無い為、詳しい手続きは分かりませんが、公証役場に行くだけで全て完結するようなので、使える方は利用した方が良さそうですね!◎

法務局って?

法務局は、公証役場でもらえる公証人認証書が法務大臣から任命された正式な公証人が作成したものである事を証明する為に訪問する必要があります。

公証人は全国に約500います。

◇法務局で必要な持ち物

・卒業証明書
・宣言書
・公証人認証書

公証役場で受け取った書類をそのまま法務局に持参すればOKです!

実際の手続きとしては、公証人認証書を発行してくれた公証人が所属する法務局に行き、法務局長の公証人押印証明を受け取ります。

公証人が所属する法務局ってどこ!?って思いますよね。私は公証役場で公証人認証書を受け取る際に

公証人
公証人

○○の法務局に行ってね~

と公証人さんが教えてくれました!
もし言われなかった場合は自分からどこの法務局に行けば良いか聞いてみましょう!

これも提出した書類にホッチキス止めで追加された状態で返されます!

公証役場=卒業証明書が正式なものかどうかの認証
法務局=公証役場での認証が正式な公証人によって発行されたものかどうかの証明
を行います!

まい
まい

偽造防止の為の二段階承認って感じかぁ☻

外務省

実際にアポスティーユを取得するには外務省に書類を送付しなければなりません。
書類に不備が無ければ送付した書類+アポスティーユが返送されます。

◇送付する際に必要なもの

・卒業証明書(※)
・宣言書(※)
・公証人認証書(※)
・公証人押印証明(※)
・アポスティーユ申請書
・送付用封筒
・返送用封筒
(※)は全てホッチキス止めで1つになっています。

返送用封筒には忘れずに表に自分の住所の記入切手を貼りましょう。

アポスティーユ申請書は外務省HPからダウンロード出来ます!

まとめ

実際の手続きの前に、用語と簡単な流れについてまとめました。

ひとまず、簡単な流れの理解自分の書類が公文書なのか私文書なのかの判断にこの記事が参考になっていたら嬉しいです!

次回は実際の手続きについて詳しく、細かく解説するのでぜひそちらもご覧下さい!

まい
まい

最後まで読んでいただきありがとうございます。

他の記事も読んでいただけると嬉しいです。

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この記事を書いた人

ISFJ-A
会社を辞めて釜山で留学。
ワーキングホリデー準備中。
美味しいものとお家と読書とカフェが好きです。

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